Jika anda menerima Notifikasi Indikasi Spamming dari Excellent seperti gambar diatas, hal tersebut mengindikasikan salah satu atau beberapa akun email diperusahaan Anda melakukan pengiriman email spam dalam jumlah massal ke domain asing. Maka anda dapat melakukan tindakan eskalasi dengan langkah – langkah berikut:

1. Mengaktifkan TFA (Two Factor Authentication)
Jika anda menggunakan Zimbra Network Edition (NE), anda dapat mengaktifkan Two Factor Authentication yang sudah tersedia di dalamnya. Jika anda menggunakan Zimbra OSE, kami sarankan untuk upgrade ke Zimbra NE.

2. Mengganti Password
Kami menyarankan anda untuk mengganti password yang lebih kuat/strong (minimal 8 karakter alphanumeric, ada huruf besar, ada huruf kecil, ada angka dan ada simbol). Tidak direkomendasikan menggunakan password sebelumnya karena akan terkena hack dari pihak yang tidak berhak.

3. Memeriksa Isi Email Forwarding Address
Memeriksa isian email forwarding address dan memastikan isian tersebut dihapus dan uncheck remove local copy of message.

4. Memeriksa Email via Web Mail
Memeriksa email via web mail dan memastikan isi draft sudah dihapus.

5. Memeriksa Bagian Menu Preferences
Pada bagian menu Preferences pilih Account dan memastikan bahwa nama pengirim dan signature tidak berubah.

6. Menghapus Antrian Email Atas Nama Account Tersebut.
Menghapus antrian email atas nama account tersebut, agar tidak mengirimkan spam kepada pengguna lain. Masuk ke Zimbra Admin -> Monitor -> Mail Queues lalu hapus antrian email spam tersebut. Panduan penanganan spam bisa klik disini.

7. Melakukan Edukasi User
Untuk menghindari kejadian berulang terhadap user lain, maka perlu dilakukan edukasi kepada user agar tidak mengklik sembarang link pada email tidak dikenal.

Cara Unlock Secara Mandiri pada Dashboard SMTP Relay Excellent
Jika anda sudah melakukan langkah eskalasi diatas, maka anda dapat melakukan unlock akun relay secara mandiri via dashboard SMTP Relay Excellent yang bisa diakses melalui URL https://manage.excellent.co.id. Tombol unlock hanya muncul saat akun Relay Excellent mengalami lock atau adanya indikasi kiriman email spam.

Namun apabila hendak melakukan unlock secara mandiri via dashboard SMTP relay, harap dipastikan bahwa sudah tidak ada antrian spamming pada email server. Harap untuk tidak melakukan unlock apabila masih ada antrian email spam pada email server, karena dapat berimbas pada 3 hal berikut.

1. Menurunnya reputasi domain pengirim di Mail Server tujuan
2. Menurunnya reputasi IP publik yang digunakan mail server
3. Menurunnya reputasi IP publik SMTP Relay Excellent

Jika belum memiliki atau mengetahui kredensial akses login terhadap dashboard dengan URL https://manage.excellent.co.id serta ada informasi yang kurang jelas, mohon untuk menghubungi kami melalui email customercare@excellent.co.id