Untuk memudahkan proses tracking pekerjaan, biasanya setiap sore team Excellent melaporkan summary pekerjaan yang dilakukan setiap harinya. Karena perusahaan masih kecil dan jumlah team tidak terlalu banyak, proses ini bisa memberikan gambaran mengenai progress pekerjaan yang dilakukan, kejadian apa saja yang perlu mendapat perhatian dan rencana atau tindakan apa yang harus dilakukan, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
Awalnya laporan summary ini dibuat setiap hari sebagai bagian dari reminder, sekaligus mendorong agar setiap anggota team mereview apa saja yang ia lakukan setiap harinya. Tujuan lainnya agar setiap team bisa mengecek apakah waktu 1 hari tersebut dimanfaatkan secara optimal atau tidak.
Setelah berjalan beberapa lama, proses review ditingkatkan lebih jauh, yaitu dengan memilah mana pekerjaan yang sekedar menjalani rutinitas dan mana pekerjaan yang disiapkan untuk jangka panjang. Misalnya jika dalam sehari mengerjakan 10 item pekerjaan, ada berapa pekerjaan yang merupakan kegiatan sehari-hari dan ada berapa yang ditujukan untuk pengembangan dan peningkatan kualitas dimasa mendatang.
Jika porsinya lebih banyak pekerjaan sehari-hari, berarti ada sesuatu yang salah. Berarti kita hanya melakukan sekedar tugas kita, tanpa persiapan untuk masa depan. Jika terjadi suatu perubahan, kita bisa terkaget-kaget dan tidak siap. Analoginya seperti robot, melakukan sesuatu yang sama setiap hari dan saat kebutuhan itu hilang, otomatis jasa kita sudah tidak dibutuhkan lagi. Ibaratnya kita jadi seperti hidup hanya untuk hari ini saja.
Review seperti ini penting, karena akan mendorong kita untuk lebih kreatif dan melakukan manajemen waktu lebih baik lagi. Jika waktu kita tersita untuk rutinitas pekerjaan sehari-hari, coba check apakah ada tips untuk melakukan pekerjaan itu lebih cepat, minim kesalahan dan dengan kualitas yang sama atau lebih. Dalam contoh riil, jika setup suatu server butuh waktu 4 jam, apakah ada sesuatu yang bisa dilakukan sehingga cukup melakukannya 2 jam saja, misalnya dengan proses otomatisasi pada beberapa langkah persiapan dan pekerjaan.
Jika pekerjaan sehari-hari adalah menangani spam email yang masuk, membersihkan spam dan memberikan informasi pada pihak klien, apakah hal ini bisa diotomatisasi dengan sedikit campur tangan kita sehingga waktu kita yang berharga bisa kita gunakan untuk pekerjaan lain yang lebih penting dan memberikan nilai tambah.
Jangan sampai kita terbuai pada rutinitas yang tidak memiliki nilai tambah. Menghabiskan waktu setiap hari melakukan instalasi sistem operasi Windows atau Linux yang menghabiskan waktu beberapa jam, tanpa berusaha belajar menggunakan template, virtualisasi, cloud dan lain-lain yang bisa melakukan hal yang sama lebih singkat dengan kualitas yang sama atau bahkan lebih baik lagi.
Biasanya saat briefing saya juga memberikan analogi mengenai waktu seorang konglomerat, misalnya pak Chairul Tanjung. Meski seorang konglomerat, waktu yang dimiliki oleh pak CT sama dengan kita, yaitu 24 jam sehari. Tidak karena lantaran kaya sehingga waktunya dalam sehari ada 28 atau 35 jam. Tetap sama 24 jam sehari, namun ia bisa mengelola sekian banyak perusahaan dan sekian puluh ribu staff karena ia memiliki manajemen waktu dan SDM yang lebih baik daripada yang kita lakukan.
Jika pak CT bisa mengelola sedemikian banyak perusahaan dan sedemikian banyak karyawan atau staff, mengapa kita tidak mencoba menyiasati kesulitan kita dengan model yang sama. Misalnya dalam hal pengelolaan team, saya bisa mencoba model delegasi wewenang, yaitu menempatkan orang-orang yang kapabel dan bisa dipercaya untuk mengelola suatu kegiatan operasional atau suatu bidang layanan tertentu. Awalnya mungkin kita perlu paham detail agar bisa mengikutinya, namun seiring dengan perkembangan dan perluasan cakupan kegiatan, kita bisa mempercayakan detail pekerjaan pada orang yang kita tunjuk dan mengecek level globalnya.
Tentu saja menerapkannya dalam dunia real jauh lebih sulit ketimbang bicara saja, namun bukan berarti kemampuan tersebut tidak bisa dipelajari dan dipupuk. Contoh-contoh nyata cukup banyak untuk kita jadikan sebagai role model dengan menyesuaikannya pada level yang kita miliki.
Dengan menitikberatkan kegiatan pada berbagai hal yang sifatnya pengembangan dan peningkatan kualitas dengan tidak mengabaikan pada kegiatan sehari-hari yang menghidupi kita maka kita memiliki fleksibilitas jika suatu waktu dimasa mendatang ada beberapa perubahan dibidang pekerjaan dan bisnis yang kita jalani, bukan terkaget-kaget saat waktu itu datang.
