Excellent Kaizen

Kaizen (改善) merupakan istilah yang sering sekali digunakan di Excellent. Mungkin jadi semacam motto pengingat buat seluruh team.

Kaizen sendiri merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna “perbaikan berkesinambungan”. Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah. Trims Wikipedia buat artinya

Salah satu mekanisme kaizen adalah pembahasan yang dilakukan saat kami seluruh team Excellent melakukan brainstorming luar kota di Mahoni Homestay Jogja, yaitu terkait persiapan modul training di Excellent.

Selama ini kebijakan yang berlaku di Excellent, semua modul dicetak manual menggunakan printer warna. Jika peserta training ada 10 orang, akan disiapkan print modul sebanyak 11 buah, satu diantaranya adalah untuk instruktur. Proses print disesuaikan dengan jumlah peserta agar tidak mubazir.

Hal yang sama berlaku pada pemesanan modul training mandiri, yang diperuntukkan bagi rekan-rekan yang berminat training di Excellent namun terkendala jarak dan waktu. Untuk sebagian rekan-rekan di daerah Indonesia Timur misalnya, biaya untuk akomodasi dan transport lebih besar daripada biaya training di Excellent

Excellent juga menyiapkan jumlah modul hanya berdasarkan pesanan, dengan pertimbangan agar tidak mubazir, sekaligus antisipasi jika ada revisi terhadap materi dalam modul.

Saya pernah menulis hal ini disini :

Kaizen, Improvement & Penulisan Modul Panduan Training

dan disini :

Tips Wirausaha : Bisnis “Recehan” untuk Menunjang Overhead Cost Bisnis Utama

Setelah sekian tahun berlalu, saya merasa ada cukup banyak hal yang perlu direview, itu sebabnya saya masukkan sebagai salah satu topik pembahasan dalam acara Brainstorming Excellent di luar kota.

Beberapa hal yang perlu direview, antara lain :

1. Kualitas print, kadang tidak bisa stabil bagus. Jika sudah sekian banyak melakukan print, kualitasnya menurun. Saya merasa ini tidak fair bagi rekan-rekan yang menggunakannya. Excellent bahkan punya koleksi printer berbagai jenis dan merk, mulai dari Canon, HP, Epson dan Brother. Setelah sekian lama, banyak diantaranya yang terpaksa digudangkan
2. Kualitas Jilid. Adakalanya kualitas penjilidan kurang bagus dan mudah lepas. Ini juga membuat saya tidak enak hati karena artinya Excellent memberikan produk yang tidak excellent. Bikin malu,, juga jadi bikin repot orang lain
3. Menyita Waktu. Untuk mempersiapkan 1 modul, kadang butuh waktu. Printer macet, kertas habis, tinta habis, tinta kurang jelas dan lain-lain. Butuh konsentrasi untuk menyiapkan 1 modul, apalagi jika dalam jumlah banyak

Ada beberapa keluhan lain dari team yang bermuara pada : “apa yang perlu dilakukan untuk melakukan eliminasi masalah-masalah tersebut?”

Dari sekian banyak usulan, pencetakan buku merupakan usulan utama. Setelah usulan ini didukung oleh team yang lain, muncul  kekhawatiran, jika kita cetak buku dalam jumlah banyak, bagaimana jika mubazir. Bagaimana jika kita kerap melakukan revisi.

Dari hasil diskusi team, diputuskan untuk membuat revisi dalam interval waktu tertentu, misalnya 3 bulan atau 6 bulan sekali. Berdasarkan pengalaman, proses revisi juga tidak selalu sporadis, biasanya ada diinterval waktu tertentu.

Tugas berikutnya adalah menentukan PIC. Saya membagi tugas team. Ada yang mencari tahu tempat pencetakan buku Indie Label, estimasi biaya, jumlah minimal pencetakan dan lain-lain. Pada proses inilah saya sempat menghubungi bu Nikmah Daulae terkait pilihan-pilihan pencetakan buku.

Terakhir adalah melakukan plot siapa saja PIC untuk revisi-revisi modul training. Modul training Mastering Proxmox VE misalnya, direvisi dengan mengacu pada versi terakhir versi 4.3 dan tugasnya diserahkan pada master Proxmox di Excellent, yaitu Ahmad Imanudin. Nugie Abdiansyah saya minta menyiapkan revisi modul training WHM/CPanel sedangkan Muhammad Dhenandi menyiapkan update modul Security Hardening Mail Server dengan menyertakan pembahasan mengenai anti spam dan anti virus yang digunakan di lingkungan Excellent.

Modul training Zimbra juga diupdate ke versi update terakhir Zimbra 8.7. Tugas revisi ini saya serahkan ke Ahmad Imanudin kemudian saya konversi formatnya ke format B5. Khusus VMware, saat ini saya finishing modul materi VMware vSphere 6.0 sekaligus persiapan update ke vSphere 6.5 (yang baru diumumkan di VMworld 2016)

Hasil dari brainstorming Yogya ini yang akhirnya difinalisasi pekan lalu. Secara bertahap beberapa judul materi masuk ke percetakan. Awal pekan ini 2 judul buku format B5 dengan kertas glossy sudah ready yaitu Mastering Proxmox VE dan Modul Training Zimbra Fundamental Medium (Instalasi & Konfigurasi Mail Server berbasis Zimbra). Khusus untuk Zimbra Fundamental, saya juga menyiapkan buku mini dengan isi sama namun dalam ukuran A5/lebih kecil dibanding format B5. Buku mini ini disiapkan untuk rekan-rekan yang ingin mudah membawa bukunya, sekaligus juga mengadopsi usulan rekan-rekan yang sensitif pada harga buku.

Apakah ada hambatan dalam prosesnya? Tentu saja ada, karena kami menangani urusan ini sambil tetap menangani layanan utama Excellent dibidang cloud dan spesialisasi dibidang mail server.

Khusus untuk persiapan cetak buku, kami mengambil standard kerja Excellent, yaitu lakukan dulu apa yang bisa dilakukan, perbaikan dilakukan kemudian. Daripada kami berwacana hendak melakukan revisi namun tidak jadi-jadi, kami memulainya dengan langkah sederhana melakukan konversi, baru kemudian melakukan revisi. Setelah jadi, kami bisa melihat kekurangan-kekurangan yang perlu segera diperbaiki.

Bisa dilihat, untuk urusan yang relatif kecil, mekanisme Kaizen di Excellent membawa dampak cukup besar dan melibatkan peran serta seluruh team.

Kesimpulannya? Excellent saat ini sudah memiliki beberapa buku cetak yang secara bertahap akan bertambah koleksinya : https://www.excellent.co.id/modul