Memahami Zimbra Archiving dan Discovery

PT Excellent Infotama Kreasindo adalah salah satu partner resmi Zimbra yang ada di Indonesia. Salah satu layanan yang kami berikan ke pelanggan yaitu memberikan beberapa rekomendasi fitur dengan skala enterprise yang ada pada Zimbra Network Edition.

Untuk kamu yang belum mengenal apa itu zimbra. Zimbra adalah salah satu aplikasi kolaborasi yang dikhususkan untuk email server. Maksudnya kolaborasi disini yaitu selain kamu menggunakan Zimbra sebagai Email Server. Kamu juga bisa menggunakan Zimbra untuk melakukan sharing beberapa fitur lain seperti kalendar, file, dan task (tugas).

Zimbra terdiri dari 2 versi; Zimbra Open Source Edition untuk versi komunitas dan Zimbra Network Edition untuk versi Enterprise. Jika kamu menggunakan versi Open Source kamu dapat menggunakan Zimbra secara gratis. Hanya saja ada beberapa batasan fitur dengan skala enterprise yang tidak bisa kamu gunakan.

Lalu bagaimana solusinya?

Kamu bisa menggunakan Zimbra Network Edition (NE). Dengan tambahan biaya lisensi kamu bisa menggunakan fitur-fitur keren yang disediakan oleh Zimbra NE. Seperti:

1. Two Factor Authentication
2. Real-Time Backup and Restore
3. Zimbra Archive & Discovery, dll

Nah, pada tulisan ini kami akan membahas mengenai salah satu fitur keren yang ada pada Zimbra NE. Yaitu Zimbra Archive & Discovery. Apa itu Zimbra Archive dan Discovery? Yuk mari kita simak.

Zimbra Archive

Zimbra Archive/Arsip adalah salah satu fitur opsional yang ada pada Zimbra NE yang dikhususkan untuk melakukan pengarsipan terhadap transaksi email suatu user. Jadi, setiap transaksi yang pengguna email lakukan akan diarsipkan. Baik saat sedang melakukan pengiriman email ataupun penerimaan email.

Cara kerja Zimbra Arsip sendiri kurang lebih sama seperti Legal Intercept atau Auto BCC. Zimbra Arsip bekerja dengan membuat salinan email yang dikirim/diterima ke sebuah mailbox khusus untuk arsip secara diam-diam tanpa diketahui oleh pengguna yang bersangkutan.

Zimbra Archive biasanya digunakan untuk melakukan audit terhadap transaksi-transaksi email yang pengguna lakukan. Misalnya, ada kebocoran data dari sebuah perusahaan yang dilakukan oleh suatu karyawan, dan transaksinya dilakukan melalui email. Dari pengguna yang bersangkutan tidak mengakui bahwa melakukan transaksi ilegal tersebut, dan tidak ada bukti yang sah bahwa user tersebut melakukan pembocoran data karena data sudah dihapus dari mailbox yang bersangkutan.

Melalui Zimbra Arsip, setiap transaksi yang dilakukan user akan disalin ke suatu akun khusus untuk Arsip. Sehingga meskipun email sudah dihapus pada mailbox yang bersangkutan. Kita masih dapat melihatnya pada Mailbox Arsip tersebut.

Berikut adalah gambaran singkat terhadap cara kerja Zimbra Archive:

Catatan:
Panah dengan warna oranye adalah alur bagaimana pengguna mengirimkan email keluar Panah dengan warna biru adalah alur bagaimana pengguna menerima email dari luar

Zimbra Discovery

Zimbra Archive bekerja secara berkesinambungan dengan Zimbra Discovery. Discovery adalah suatu antarmuka/interface yang ada pada Zimbra Admin yang ditujukan untuk mendapatkan data- data email arsip terhadap suatu user, group berdasarkan kondisi-kondisi yang telah ditentukan.

Sistem Mailbox user pada umumnya terpisah dengan sistem Mailbox Zimbra Archive. Hal inilah yang dilakukan oleh Discovery. Yaitu mengambil sebuah data yang ada pada Mailbox Zimbra Archive. Melalui Discovery kamu dapat melakukan pencarian email berdasarkan tanggal, pengirim, penerima, keywords, attachment bahkan hingga ke suatu keywords yang ada pada attachment.

Berikut adalah contoh antarmuka yang ada pada Zimbra Discovery:

Memasang Zimbra Arsip

Lalu, bagaimana jika kamu ingin memasang Zimbra Archive & Discovery? Jika kamu tertarik kamu bisa menggunakan Zimbra Network Edition maka kamu akan dapat menggunakan fitur ini. Jika kamu sudah mempunyai lisensi Zimbra NE, kamu bisa membaca lanjut ke tahapan tutorial selanjutnya. Dan jika kamu tertarik menggunakan Zimbra NE. Kami juga menyediakan lisensi Zimbra NE. Silakan hubungi sales@excellent.co.id dan sales kami akan memberikan harga terbaik untuk kamu. Pada bagian akhir kami juga akan memberi tahu benefit jika kamu membeli lisensi Zimbra NE melalui Excellent :-).
Hal yang perlu diperhatikan sebelum menggunakan Zimbra Archive & Discovery adalah:

1. Jika kamu menggunakan ingin menempatkan Mailbox dari Zimbra Archive terpisah dari server Mailbox sebagaimana biasanya. Kamu bisa menyediakan 1 buah server dan memasang paket zimbra-store dan zimbra-archive sebagaimana mestinya pada saat instalasi.
2. Namun jika kamu hanya memiliki 1 server dan menempatkan Zimbra Archive pada server yang sama. Kamu juga cukup memasang paket zimbra-archive saja.

Mengaktifkan Zimbra Archive pada Skema Single Server

Untuk mengaktifkan Zimbra Archive jalankan perintah berikut:

su – zimbra
zmprov ms `zmhostname` +zimbraServiceInstalled archiving +zimbraServiceEnabled
archiving
zmcontrol restart

Mengaktifkan Zimbra Archive pada Skema Multi Server

Jika Anda menggunakan skema multi server. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pastikan kamu mengtahui beberapa komponen berikut:

1. Zimbra LDAP Admin Password: bisa ditemukan dengan perintah zmlocalconfig -s zimbra_ldap_password
2. Zimbra LDAP Hostname: Hostname dimana service LDAP berjalan
3. Zimbra LDAP Port: Port LDAP (default 389)

Selanjutnya adalah melakukan instalasi Zimbra sebagaimana mestinya di multi server, namun service yang dipasang cukup zimbra–store dan zimbra-archive.

Memastikan Service Zimbra Archive berjalan dengan Semestinya

Jika service dari Zimbra Archive sudah terpasang pada server baik single maupun multi (disesuaikan dengan environtment kamu). Pastikan terlebih dahulu service sudah berjalan dengan menjalankan perintah berikut:

more /opt/zimbra/conf/amavisd.conf | grep '$archive_quarantine_method'

Hasil yang akan muncul seharusnya :

$archive_quarantine_method = 'smtp:[127.0.0.1]:10025';

Harap diperhatikan bahwa hasil diatas yaitu tanpa tanda kress di depannya. (#). Jika ada tanda tersebut pada awal dari output maka service tersebut belum berjalan. Seperti berikut:

#$archive_quarantine_method = 'smtp:[127.0.0.1]:10025';

Membuat Class of Service untuk Zimbra Arsip

• Zimbra arsip harus memiliki COS yang independen dan tidak boleh tergabung dengan COS lainnya. Untuk membuatnya silakan masuk ke Zimbra Admin | Configure | Class of Service dan pilih menu gear di pojok kanan dan New.

• Pada Bagian Advance ini adalah opsional, kamu dapat menentukan berapa maksimal kuota terhadap user yang tergolong dalam COS arsip ini. Dalam hal ini saya memberikannya ke nilai default (0) atau unlimited.

• Langkah selanjutnya adalah melakukan pengaktifkan Zimbra Archive pada Class of Service. Centang “Enable Archiving”.

• Jika kamu sudah mengaktikan arsipnya maka destinasi akun arsip terhadap pengguna akan memiliki format seperti namaakun-tanggal@domain.archive. Untuk mengeceknya kamu bisa melihat pada bagian Manage | Accounts pada Zimbra Admin.

Mengaktifkan Arsip terhadap Suatu Akun

Zimbra Archive diaktifkan berdasarkan total akun yang dipilih. Hal ini dikarenakan Zimbra Archive berkaitan dengan lisensi dari Zimbra NE yang digunakan sesuai jumlah mailboxnya. Untuk melihat jumlah dari akun yang bisa diaktifkan Zimbra Archivenya bisa melalui menu Configure | Global Settings | License.

Arsip bisa kita lakukan dengan 2 format, yaitu:

1. Mengikut Format tanpa COS. Jika kita menggunakan arsip tanpa COS maka formatnya akandefault tanpa terkait dengan COS. Jadi dalam 1 akun arsip tersebut. Default dari format arsipa adalah namauser-tanggal@excellent.co.id.archive. Jadi setiap harinya transaksi email suatu user akan disimpan dalam 1 akun sesuai dengan tanggalnya.
2. Mengikuti Format sesuai dengan COS yang diberikan: namauser-tanggal@domain.arsip sebagai contoh dhenandi-20190307@excellent.co.id.archive. Ini kebetulan masih sama dengan default. Kita bisa melakukan kustomisasi format dari nama akun arsip melalui COS yang telah dibuat.

Langkah selanjutnya adalah mendaftarkan email yang hendak kamu arsipkan. Sebagai contoh saya mempunyai akun karyawan@excellent.co.id dan ingin mengetahui apa saja transaksi yang dilakukan oleh pengguna tersebut. Kamu bisa mengaktifkannya dengan cara:

Jika menggunakan format COS

zmarchiveconfig enable karyawan@excellent.co.id archive-cos cos_arsip

Jika tidak menggunakan format COS

zmarchiveconfig enable karyawan@excellent.co.id

Setelah diaktifkan maka kamu bisa melihat pada bagian Manage | Account | akan terdapat akun arsip seperti berikut:

Sampai tahap ini sebenarnya kamu sudah mengaktifkan arsip terhadap suatu akun. Kamu bisa melakukan ujicoba dengan mencoba mengirim email dari user yang diarsipkan transaksinya. Dalam hal ini adalah karyawan@excellent.co.id.

Untuk melihat email yang dikirim kamu bisa klik kanan pada Manage | Account | Klik kanan kemudian pilih view mail pada akun arsip yang bersangkutan, dalam hal ini karyawan-20190306@excellent.co.id.archive. Berikut adalah hasilnya: