Salah satu kesulitan terbesar dalam implementasi atau maintenance sistem adalah saat melakukan upgrade major namun sistemnya dibangun oleh pihak lain
Di Excellent, kami sering menemui hal ini. 2 yang paling saya ingat melibatkan 2 klien kelas premium. 1 di daerah Sudirman Jakarta, group perusahaan yang pemiliknya masuk sebagai salah satu orang terkaya di Indonesia versi majalah Forbes dan satu lagi berlokasi di daerah Jakarta Pusat, perusahaan besar yang menguasai salah satu bisnis olahan sumber daya alam.
Saya cerita yang kedua ini. Jika ada kesempatan, saya akan cerita juga pengalaman di perusahaan pertama 
Pada perusahaan kedua, sebut saja PT Bunga :-P, kami menerima order untuk upgrade major sistem Zimbra dari Zimbra 7 NE ke Zimbra NE versi terkini. Zimbra NE adalah Zimbra Network Edition, versi komersil dari Zimbra Collaboration Suite yang memiliki feature lebih banyak dibandingkan versi Open Source Edition (OSE). Jika berminat untuk mengetahui detail atau price list, silakan kontak kesini : Halaman Kontak Excellent. Jiaaah malah ngiklan 
Selain upgrade major Zimbra NE, kami juga menerima order untuk maintenance sistem hingga 1 tahun kedepan, tentu setelah proses upgrade berjalan dengan lancar.
Untuk keperluan upgrade, team Excellent beberapa kali datang untuk melakukan meeting dan assesment terkait sistem yang sedang berjalan. Beberapa kesulitan yang akan kami hadapi antara lain :
- Setting dan konfigurasi bukan dari kami. Bukan style Excellent. Settingnya lebih “njlimet” dibanding standard instalasi dan konfigurasi Excellent yang biasanya simple (namun powerful )
- Sistem dibangun sebagai VM diatas VMware vSphere, menggunakan skema LVM untuk partisi data virtual, namun sepertinya kurang memperhitungkan alokasi sehingga ada sampai 10 virtual disk yang ditambahkan hanya untuk partisi /opt (setiap penambahan sekitar 10 s/d 15 GB)
- Sistem menggunakan skema HSM (Hierarchical Storage Management, feature Zimbra yang otomatis memindahkan email usia tertentu ke secondary storage yang relatif lebih murah). Data HSM diletakkan menggunakan storage berbasis GFS storage cluster
- Sistem menggunakan CentOS 6 yang kurang terawat, masih versi 6.4 dengan kernel yang lama
- Data email sekitar 2 TB, menggunakan sekitar 7 VM dalam skema multi server
- VMware yang digunakan versi free, tidak punya kemampuan backup online,/live cloning, Live Migration/vMotion maupun Storage vMotion
- Belum ada dokumentasi sistem dengan topologi yang ada sekarang
- Belum ada anti virus dan anti spam kecuali bawaan dari Zimbra
- Ada backup mailbox bawaan dari Zimbra NE namun tidak ada backup data HSM maupun backup VM
- Sistem baru akan dibangun pada server baru berbasis vSphere 6 free yang dikoneksikan ke SAN storage. Kapasitas SAN storage masih terbatas sehingga sebagian sistem menggunakan Direct Attach Storage/DAS alias harddisk server
- Semua pekerjaan akan dilakukan di kantor klien namun semua infrastruktur server ada di data center di gedung Cyber. Jadi pekerjaannya bersifat remote. Jangan sampai terjadi masalah terkait fisik karena itu berarti perlu berangkat ke Cyber
- Pekerjaan dilakukan malam mulai jam 7-an malam, diharapkan selesai sebelum ayam berkokok
- Klien tidak meminta macam-macam, hanya pesan sponsor berupa : Seminimal mungkin down time; Jangan melewati tenggat waktu; Jangan sampai gagal; Jangan sampai ada account atau data yang hilang; Pesannya memang sedikit tapi bawannya banyak
Mengacu pada hal diatas, concern utama saya adalah soal backup. Standard di SysAdmin, sebelum melakukan sesuatu yang sifatnya major, jangan lupa tiga hal, yaitu : Backup, Backup dan terakhir jangan lupa backup
Karena nanti akan ada perubahan setting sekaligus ada update OS, saya memilih opsi backup VM atau minimal dalam bentuk cloning. Keuntungannya antara lain :
- Bisa dilakukan saat sistem sedang berjalan
- Bisa membackup sistem maupun data
- Bisa membackup seluruh konfigurasi sistem
Celakanya, storage yang ada di server tidak memadai untuk backup total. Apalagi jika harus membackup data HSM juga. Tambahan lagi, data HSM ini tidak bisa disepelekan karena berisi email historical yang tidak boleh terhapus. Kalaupun ada yang sedikit membesarkan hati, pihak klien punya backup data mailbox tiap account yang mungkin bisa menjadi penyelamat akhir, meski dalam mimpi-pun saya tidak menginginkan adanya masalah terkait sistem dan data
Setelah berdiskusi mondar-mandir, pihak klien sepakat untuk menyiapkan tambahan storage berbasis iSCSI untuk dihubungkan dengan vSphere, baik vSphere lama maupun vSphere baru. Karena nantinya butuh cluster, insting marketing saya juga mencium peluang, jadi sekalian saja saya tawarkan lisensi vSphere supaya bisa diset cluster dan lebih mudah manajemennya
Bagaimana proses berikutnya? Saya lanjutkan setelah saya berangkat ke markas Excellent Emerald Spring dan menangani remote klien yang hendak open session online meeting via Webex
Catatan : Ilustrasi gambar dari sini
