Excellent SMTP Relay & Blast Email Dashboard : Dari Ide Hingga Eksekusi

LATAR BELAKANG

Salah satu layanan utama di Excellent adalah layanan SMTP Relay. Layanan ini berfungsi sebagai server relay/penerus email dari klien yang ditujukan pada pihak eksternal. Pengguna layanan ini terdiri dari berbagai latar belakang, antara lain :

1. Pengguna layanan Excellent Managed Services Mail Server. Untuk meningkatkan kualitas dan performa sistem, kami memisahkan layanan SMTP routing ke eksternal termasuk layanan anti spam agar spesifikasi sistem secara penuh digunakan untuk layanan email
2. Klien yang IP public-nya terkena blacklist pihak tujuan
3. Klien yang hanya punya IP dynamic
4. Klien yang terkena limit pengiriman email oleh pihak ISP
5. Klien yang capek karena email terkadang tidak sampai ditujuan dan tidak diketahui penyebabnya
6. Klien yang sebel karena email yang dikirim malah masuk ke folder spam di pihak tujuan
7. Klien yang ingin menyembunyikan posisi server mereka atas pertimbangan keamanan sistem. Port-port yang dibuka dibatasi hanya untuk IP tertentu, misalnya port incoming hanya diperbolehkan untuk email yang berasal dari layanan anti spam Excellent, port 25 outgoing diblock dan koneksi ke server SMTP Excellent diset menggunakan port yang tidak umum

Layanan SMTP Relay ini awalnya dimulai dari 1-2 server. Menggunakan server yang ditempatkan di co-location server. Awal-awal diimplementasikan, domain Excellent sendiri yang menjadi kelinci percobaan. Sebelum menjadi produk untuk dijual, kami harus memastikannya bisa berjalan sesuai harapan. Bagaimana mungkin kami menjual produk terkait email kalau email kami sendiri kerap bermasalah.

Layanan yang awalnya ditujukan untuk kepentingan internal ini terus dimonitor stabilitas dan performanya. Setelah cukup percaya diri, layanan ini kemudian mulai diimplementasikan disisi server managed services. Perlu berbagai langkah preventif dan korektif untuk memastikan bahwa IP public server selalu terjaga aman tanpa mengurangi fleksibilitas sistem. Jumlah server terus ditambah seiring dengan penambahan jumlah klien. Kami juga menyiapkan server pada posisi lokasi geografis berbeda sebagai antisipasi jika ada gangguan di lokasi tertentu.

INISIASI AWAL

Setelah berjalan beberapa lama, pada sesi brainstorming internal ada usulan untuk membuat dashboard smtp relay, dengan beberapa latar belakang pertimbangan, antara lain :

1. Dengan dashboard smtp relay, klien bisa melakukan tracking log pengiriman email secara mandiri, tidak perlu melakukan request ke team support Excellent. Klien terpenuhi kebutuhannya dan disisi lain team support Excellent terlepas dari pekerjaan yang tidak memberikan nilai tambah
2. Lebih mudah mengecek perkembangan kualitas layanan. Data-data klien tercatat lebih rapi, dilengkapi dengan detail nama perusahaan,  contact person, no kontak/HP/telp, alamat email dan lain-lain. Mudah juga melakukan broadcast pemberitahuan ke seluruh klien
3. Pembuatan laporan bisa lebih mudah dilakukan. Mengetahui klien mana yang over usage, klien mana yang terkena lock karena melakukan spamming maupun klien yang terkena suspend karena overdue tagihan lebih mudah dikelompokkan
4. Bisa membuat skema level layanan, misalnya klien level premium bisa melakukan attachment sekian MB namun klien level silver hanya bisa mengirim attachmen lebih kecil. Demikian juga untuk trafik email, bisa dicheck dengan mudah
5. Lebih mudah diintegrasikan. Bisa dibuat standard knowledge base untuk proses setup disisi klien, termasuk nantinya dikembangkan untuk API aplikasi. Team juga bisa membuat script auto install untuk mempermudah setting disisi klien
6. Klien bisa mengecek status pengiriman email per jam, per hari, per minggu hingga per bulan. Berapa email yang terkirim dan berapa yang gagal termasuk data user-user yang mengirim email terbanyak yang bisa menjadi informasi awal indikasi spamming (atau melakukan blast)
7. Bisa dilengkapi dengan feature pengecekan SPF, DKIM, DMARC dan lain-lain yang bisa meningkatkan kualitas reputasi pengiriman email pihak klien

Untuk merealisasikan hal ini, ada 2 pilihan yang tersedia, yaitu merekrut team developer aplikasi atau meminta pihak vendor software membuatkannya untuk Excellent. Kedua pilihan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Jika merekrut team developer, mungkin akan butuh waktu untuk pengembangan namun bisa lebih fleksibel dalam menentukan prioritas dan cakupan pekerjaan yang akan dilakukan, sedangkan jika diserahkan kepada pihak vendor, prosesnya diharapkan bisa lebih cepat namun tentu saja harus ditentukan Scope of Works-nya secara lebih detail.

Setelah mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan masing-masing, kami memilih vendor software untuk membuatkannya. Kebetulan saya mengenal seorang rekan yang memiliki kapabilitas mengenai hal ini. Ia sering membaca tulisan saya di blog, kemudian tertarik untuk resign dari kantor dan membangun usaha dibidang software development. Setelah berjalan beberapa lama, overhead cost-nya tidak bisa ditutup dari pendapatan sehingga akhirnya ia kembali bekerja di sebuah perusahaan. Meski demikian ia terus keep contact dengan saya. Tahun lalu ia berdiskusi kembali dengan saya mengenai problem dikantornya, dimana sebagian besar uang perusahaan dipakai founder untuk mengembangkan usaha lain sampai-sampai usaha utama terseok-seok dan banyak team programmernya yang resign.

Mendengar hal itu, saya tawarkan padanya, bagaimana jika saya berinvestasi saja. Saya berinvestasi pada kualitas personal dia. Selain mencari order dari pihak eksternal, sekalian saja perusahaan yang baru ia bangun mendapat order dari Excellent. Jadi meski saya memiliki investasi di kedua perusahaan, hubungan ordernya murni professional. Ia setuju dan saya diberikan alokasi sekitar 40% saham. Dengan skema ini, pengembangan dashboard smtp relay Excellent dimulai.

EKSEKUSI IDE

Untuk mendapatkan gambaran mengenai aplikasi dashboard smtp relay yang akan dikembangkan, saya meminta team Excellent mengadakan pertemuan beberapa kali membahas skema dan featurenya. Ada banyak usulan dan saran termasuk diskusi teknis saat sesi ini. Misalnya jika script robot monitoring Excellent melakukan lock account klien yang terindikasi spamming, maka datanya harus bisa ditangkap oleh aplikasi dan diinformasikan ke pihak klien. Diskusi juga mencakup pembahasan mengenai skema aplikasi master-klien, yaitu berupa 1 dashboard untuk team Excellent sebagai admin dan 1 dashboard untuk pihak klien.

Setelah beberapa waktu, dibuatkan 1 buah mockup yang kemudian ditest dan divalidasi terus menerus. Semua kekurangan diperbaiki. Feature yang penting dilengkapi. Menu yang kurang jelas dikoreksi. Mungkin saat-saat seperti ini membuat team developer sebel karena requestnya jadi banyak. Apalagi ada juga request-request dari pihak klien yang ingin suatu laporan tertentu yang jika ditelusuri lebih jauh, muaranya bisa disiapkan via aplikasi.

Setelah dirasa mencapai level beta, aplikasi mulai difungsikan. Untuk kelinci percobaan, team membuat mail server dengan domain masing-masing dan digenerate account relay-nya via dashboard. Informasi yang terkirim via email dicheck ulang apakah narasinya sudah tepat. Apakah deskripsinya tidak membingungkan. Apakah display name sender-nya sudah benar. Pengecekan juga dilakukan di dua sisi dashboard. Disisi dashboard admin sudah benar, apakah disisi klien sudah benar juga.

Testing dilanjutkan dengan pengiriman email. Apakah lognya sudah terpusat. Apakah lognya bisa diparsing dengan benar. Bagaimana cara tahu suatu email dianggap bounced atau delivered. Disini team engineer Excellent yang masih muda berdiskusi dengan team software devs agar algoritma yang ada dan dijelaskan oleh team engineer bisa diterjemahkan ke logika programming.

Setelah fase beta selesai ditest, prosesnya dilanjut dengan memasukkan beberapa list klien prioritas kedalam dashboard smtp relay. Proses pengecekan diulangi dan hal-hal yang masih bermasalah terus diperbaiki sampai kami cukup puas untuk menerapkannya secara massal.

Yang pertama dimasukkan kedalam dashboard  adalah klien-klien yang murni langganan smtp relay. Setelah capek harus memasukkan data satu persatu, team engineer berdiskusi lagi dengan team software devs untuk menyediakan menu bulk import. Untuk menu disiapkan dan team engineer diminta membuat list klien dalam bentuk spreadsheet dengan format tertentu. Setelah semua dimasukkan, sistem dimonitoring kembali selama beberapa waktu.

Setelah sistem berjalan lancar, seluruh klien Excellent managed services dimasukkan kedalam database dashboard. Dengan demikian, secara resmi dashboard smtp relay Excellent diluncurkan.

Masukan-masukan dari pengguna layanan mulai muncul. Misalnya ada kebutuhan tambahan informasi subject agar proses tracking log lebih mudah dilakukan. Team engineer Excellent mengaktifkan feature ini disisi mail server, kemudian mencari cara untuk melakukan parsing datanya. Data yang sudah diparsing nantinya akan diolah oleh team software devs untuk diproses menjadi log tracking disisi aplikasi.

Saat ini dashboard smtp relay sudah berjalan selama beberapa waktu. Proses pengembangan dan monitoring aplikasi tetap dijalankan. Ibarat bayi baru lahir, team Excellent merawatnya secara hati-hati dan belajar melakukan scaling seiring dengan penambahan jumlah klien. Hidup team Excellent jadi lebih berwarna dengan adanya dashboar smtp relay 🙂

Jika tertarik mencobanya atau mengalami kendala pengiriman email atau berjuang mengatasi spam yang sering melakukan broadcast ke pihak eksternal, bisa kok melakukan trial aplikasi. Silakan meluncur ke sini : Layanan Excellent SMTP Relay